§1 PRZEPISY OGÓLNE, DEFINICJE

1. Regulamin Festiwalu Japońskiej Motoryzacji JAPFEST 2025 (zwany dalej Regulaminem) określa zasady uczestnictwa oraz przebywania na imprezie Festiwal Japońskiej Motoryzacji JAPFEST 2025 (zwany dalej „JAPFEST 2025”, „Impreza” lub „Festiwal”) na terenie obiektu ODTJ Tomaszowo przy ul. Leśnej 20 w Tomaszowie (68-114) zwanym dalej: „Obiektem” lub „ODTJ Tomaszowo” oragnizowanej w dniach 30 maja – 1 czerwca 2025.
2. Niniejszy regulamin wypełnia obowiązek określony w art. 6 ust. 3 ustawy z dnia 20 marca 2009 roku o bezpieczeństwie imprez masowych (t.j.: Dz. U. z 2015 roku,poz. 2139, ze zm.; zwana dalej: „Ustawą”).
3. Poprzez fakt uczestnictwa w festiwalu motoryzacyjnym JAPFEST 2025 każda osoba, która wchodzi na teren obiektu „ODTJ Tomaszowo” w dniach 30 maja – 1 czerwca 2025 akceptuje treść niniejszego Regulaminu oraz jego wszystkie postanowienia.
4. Przez teren organizacji Imprezy masowej rozumie się całość powierzchni oraz infrastruktury, jaka jest udostępniana osobom uczestniczącym w Imprezie, która jest wydzielona w sposób widoczny, szczególnie poprzez odpowiednie wyznaczenie terenu ogrodzeniem (dalej: „Teren Imprezy Masowej”).
5. Pozostałe definicje:
* Bilet jednorazowy – upoważnia do jednorazowego wstępu na teren Festiwalu w godzinach otwarcia bram dla widzów.
* Bilet 3-dniowy – upoważnia do wielokrotnego wstępu na teren Festiwalu w godzinach otwarcia bram dla widzów, wymienny na odpowiednią opaskę dedykowaną dla widza.
* Bilet VIP – upoważnia do wielokrotnego wstępu na teren Festiwalu oraz Obiekt w godzinach otwarcia bram dla widzów oraz w godzinach nocnych; realizacja biletu odbywa się tylko w godzinach otwarcia bram dla widzów, wymienny na odpowiednią opaskę festiwalową oznaczoną logo “japfest”.
* Widz – to osoba wchodząca na teren Festiwalu oraz Obiekt pieszo, posiadająca bilet dedykowany dla widza (tj. bilet jednorazowy, bilet 3-dniowy lub bilet VIP), która zapoznała się i zaakceptowała treść Regulaminu.
* Uczestnik – Uczestnik – to właściciel samochodu zakwalifikowanego w procesie selekcji na Festiwal lub jedna z jego osób towarzyszących, wjeżdżająca na teren Festiwalu zakwalifikowanym samochodem; otrzymujący i posługujący się odpowiednią opaską festiwalową oznaczoną logo „japfest”, która to osoba lub które to osoby zapoznały się i zaakceptowały treść Regulaminu.
* Zawodnik – Uczestnik biorący udział, swoim samochodem, w próbach sportowych przeprowadzanych przez Organizatora w czasie trwania Festiwalu, który zapoznał się i zaakceptował treść regulaminu uzupełniającego JAPFEST 2025 ODTJ Tomaszowo regulującego zasady przejazdów pokazowych i sportowych dostępnego m.in. u Organizatora oraz na stronie www.japfest.pl
* Wystawca – Wystawca – to właściciele firm oraz ich pracownicy reprezentujący swoje produkty i usługi na Festiwalu za zgodą Organizatora, posiadający odpowiednią opaskę festiwalową oznaczoną logo ‘japfest”, który zapoznał się i zaakceptował treść Regulaminu.
* Media – Media – to osoba, która wysyłając zgłoszenie, uzyskała akredytację mediową wydawaną przez Organizatora, posiadająca odpowiednią opaskę z oznaczeniem “media”, która zapoznała się i zaakceptowała treść Regulaminu.

§2 ORGANIZATORZY

1. Organizatorem festiwalu JAPFEST 2025 jest firma: EBISU STUDIO Michał Jakubek z siedzibą we Wrocławiu (53-030) przy ul. Przyjaźni 101/11, NIP 898 204 86 55 zwana dalej Organizatorem.
2. Organizator jest odpowiedzialny za przeprowadzenie festiwalu JAPFEST 2025 zgodnie z niniejszym Regulaminem oraz obowiązującymi przepisami i ustawą dot. Organizacji imprez masowych.
3. Osoby upoważnione przez Organizatora do jego reprezentowania podczas imprezy JAPFEST 2025:
– Mirosław Sroka (Kierownik ds. Bezpieczeństwa)
– Michał Jakubek (organizator)
– Marta Jakubek (koordynator)
– oraz podległy im zespół: Igor Pawłowicz, Paweł Bednarz, Anna Sobczak-Bednarz, Rafał Bednarzewski, Marta Kozioł, Krystyna Płonka, Janusz Płonka, Robert Koźlicki, Karolina Janiec, Wojciech Ociepa, Damian Szlachta.

§3 GODZINY OTWARCIA, ZASADY WSTĘPU

1. Organizator informuje Widzów o następujących godzinach otwarcia bram dla Widzów na teren Obiektu ODTJ Tomaszowo:
– piątek, 30 maja 2025 – 14:00-19:00
– sobota, 31 maja 2025 – 10:00-19:00
– niedziela, 2 czerwca 2025 – 10:00-17:00
2. Godziny trwania imprezy masowej na Terenie Imprezy Masowej:
– piątek, 30 maja 2025 – 18:00 – 03:00
– sobota, 31 maja 2025 – 10:00 – 02:00
– niedziela, 2 czerwca 2025 – 10:00 – 15:00
3. Do przebywania na terenie ODTJ Tomaszowo w dniach trwania Imprezy upoważnia albo bilet jednorazowego wstępu albo dedykowana opaska, którą obsługa Imprezy zakłada na rękę interesanta w momencie realizacji biletów wstępu.
4. Realizacja biletów wstępu odbywa się w godzinach otwarcia bram dla widzów, o których mowa w §3 pkt 1.
5. Wzory opasek uprawniających do przebywania na Obiekcie w określonych godzinach oraz dniach dostępne są w biurze Organizatora zlokalizowanym na terenie Festiwalu.
6. Zerwanie opaski o której mowa w §3 pkt 3 oznacza rezygnację z uczestnictwa w imprezie JAPFEST 2025.
7. Na terenie ODTJ Tomaszowo, poza godzinami otwarcia bram dla widzów, tj. między godziną 19:00 a 10:00 mogą przebywać jedynie osoby posiadające opaskę festiwalową oznaczoną logo “japfest”, która to opaska potwierdzającą uczestnictwo jako Uczestnik Imprezy, Wystawca, Media lub posiadacz biletu VIP.
8. Poza godzinami otwarcia bram dla widzów (§3 pkt 1) na obiekcie nie mogą przebywać osoby, które zakupiły bilety 3-dniowy oraz bilet jednorazowego wstępu. Po godzinie 19:00 w/w osoby zobowiązane są do opuszczenia terenu ODTJ Tomaszowo. W razie braku posłuszeństwa wobec poleceń pracowników ochrony mogą zostać zastosowane środki przymusu bezpośredniego do momentu przyjazdu policji.
9. Na Teren Imprezy Masowej JAPFEST 2025 nie można wnosić:
* przedmiotów, które mogą unosić się w powietrzu samodzielnie lub na skutek działań człowieka (np. balony, w tym nie napełnione powietrzem lub innym gazem lżejszym od powietrza, latawce, zdalnie sterowane urządzenia tj. np. drony, helikoptery, samoloty);
* szklanych opakowań powyżej 10ml (w szczególności perfum);
* napojów i cieczy w opakowaniu powyżej 50ml, wyjątek stanowi jedzenie dla niemowląt oraz butelka wody do 1.5L, która jest fabrycznie zamknięta;
* alkoholu, narkotyków, środków odurzających, substancji psychotropowych bez wyraźnych zaleceń lekarza;
* broni palnej, amunicji, ostrych przedmiotów, noży, broni białej, przedmiotów które mogą być użyte jako broń do zadawania ran kłutych, ciętych lub pchnięć;
* materiałów pirotechnicznych, wybuchowych;
* materiałów promocyjnych, ulotek reklamowych, “samplingu” bez pisemnej zgody Organizatora.
10. Na teren imprezy JAPFEST 2025 można wnieść:
– fabrycznie zamkniętą butelkę wody do 1.5L.
11. Psy na wydarzenie można wprowadzić tylko i wyłącznie z założonym i zapiętym kagańcem oraz na smyczy przez cały czas przebywania na terenie imprezy.

§4 PRZEBIEG IMPREZY, ZASADY UCZESTNICTWA

1. Organizator zastrzega sobie prawo do zmian w przebiegu Imprezy z powodów od Organizatora niezależnych.
2. Każda osoba przebywająca na JAPFEST 2025 zobowiązana jest do zapoznania się z treścią Regulaminu oraz jego bezwzględnego przestrzegania w trakcie przebywania na Festiwalu.

3. Wszyscy Uczestnicy, Widzowie, Zawodnicy, Wystawcy oraz Media przebywający na terenie JAPFEST 2025 zobowiązani są do wykonywania poleceń Organizatora bądź reprezentujących go pracowników ochrony, funkcjonariuszy służb medycznych, straży pożarnej czy policji.

4. Każda osoba przebywająca na terenie Festiwaluzobowiązana jest do zachowania czystości oraz nie zaśmiecania Obiektu w trakcie trwania JAPFEST 2025.
5. Nie wskazane jest wprowadzanie na teren festiwalu JAPFEST 2025 jakichkolwiek zwierząt. Jest to podyktowane troską o ich zdrowie. Każda osoba, która chce wprowadzić zwierzę na teren obiektu zobowiązana jest zgłosić ten fakt organizatorom, a zwierzę powinno być odpowiednio zabezpieczone – zawsze przypięte na smyczy, posiadać założony kaganiec. Organizator nie odpowiada za żadne szkody wyrządzone zwierzęciu podczas JAPFEST 2025 a także osobom trzecim przez zwierzę wprowadzone na teren festiwalu JAPFEST 2025.
6. Na terenie całego obiektu ODTJ Tomaszowo, podczas trwania JAPFEST 2025 obowiązuje ograniczenie prędkości do 10 km/h (poza wyznaczonym terenem toru wyścigowego, gdzie prędkość może być większa). Nakazuje się zachowanie szczególnej ostrożności oraz bezwzględny zakaz niebezpiecznych manewrów, takich jak: „palenia gumy”, „strzelanie z procedury” itp. poza miejscami do tego wyznaczonymi.

7. Na terenie JAPFEST 2025 obowiązuje całkowity zakaz buksowania kołami („palenia gumy”) w szczególności na białych płytach poślizgowych występujących na terenie Obiektu. Każdorazowe naruszenie tego punktu tj. §4 pkt 7 skutkuje nałożeniem przez Organizatora kary pieniężnej w wysokości 5000 zł.

8. Jakakolwiek próba uruchomienia pojazdu mechanicznego przez osobę będącą pod wpływem alkoholu skutkować będzie natychmiastowym odebraniem kluczyków do pojazdu przez ochronę do czasu wytrzeźwienia lub w przypadku odmowy wręczenia kluczyków – wezwaniem Policji.

9. Organizator zastrzega sobie prawo do wykluczenia z imprezy Uczestnika/Widza, co do którego istnieje realne uzasadnienie, że naruszył zasady niniejszego Regulaminu, a ustalenie ww. naruszenia nie jest możliwe w trybie natychmiastowym.

10. Za wszelkie straty, uszkodzenia, stłuczki, kolizje i inne zdarzenia, w tym zdarzenia drogowe podczas Imprezy Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności. Spory są rozwiązywane na drodze cywilnej między stronami zaistniałego zdarzenia.

11. Widzowie są zobowiązani do poruszania się tylko pieszo po terenie JAPFEST 2025, wyłącznie po szlakach komunikacyjnych i w miejscach przeznaczonych dla publiczności. Widzowie zobowiązani są do  zachowania należytej ostrożności i przestrzegania zasad bezpieczeństwa w związku z prowadzonymi próbami sportowymi oraz przebywającymi na terenie Imprezy samochodami Uczestników. Powyższe dotyczy również poruszających się pieszo po terenie Festiwalu Uczestników, Wystawców i Mediów.

12. Zawodnicy poruszający się pojazdami poza wyznaczonym obszarem toru, na którym odbywają się zawody, są zobowiązani do zachowania ograniczenia prędkości do 10km/h oraz do zachowania szczególnej ostrożności i bezwzględnego ustępowania pierwszeństwa pieszym.

13. Na festiwalu JAPFEST 2025 obowiązuje całkowity zakaz wnoszenia wszelkich napojów w szklanych opakowaniach, alkoholu oraz narkotyków i innych środków odurzających.

14. Wszelkie próby wnoszenia oraz spożywania własnego alkoholu, narkotyków i wszelkich środków odurzających będą zgłaszane ochronie, a następnie Policji.

15. Na festiwalu JAPFEST 2025 zakazana jest jakakolwiek działalność reklamowa (m.in. roznoszenie materiałów promocyjnych, ulotek reklamowych, “samplingu”, wieszanie banerów, flag i innej reklamy wizualnej) bez wyraźnej wcześniejszej zgody Organizatora.

16. Wszelkie próby prowadzenia działalności reklamowej (§4 pkt 15) bez wcześniejszego zezwolenia Organizatora podlegają karze porządkowej zgodnie z §5 tego regulaminu.

§5 KARY PORZĄDKOWE

1. W przypadku naruszenia zasad niniejszego Regulaminu Organizator ma prawo nałożyć na Uczestnika, Widza, Wystawcę, czy Media następujące kary regulaminowe 

1.1. Upomnienie;

1.2. Kara pieniężna w wysokości ustalonej indywidualnie przez Organizatora, nie wyższa niż 5000 zł (w tym m.in. kara określona w §4 pkt. 7);

1.3. Wykluczenie z Imprezy – nakaz opuszczenia Obiektu.

§6 ZEZWOLENIA, ODPOWIEDZIALNOŚĆ,

UBEZPIECZENIA, PRAWO DO WIZERUNKU

1. Każdy z Uczestników, Wystawców i Widzów JAPFEST 2025 w związku z poruszającymi się na jego terenie samochodami bierze w nim udział na własną odpowiedzialność i zobowiązuje się przestrzegać zasad bezpieczeństwa oraz zachować wszelkie środki ostrożności.

2. Organizator nie będzie ponosił żadnej odpowiedzialności za uszczerbek bądź utratę zdrowia lub życia będącą wynikiem działań osób przebywających na terenie Festiwalu , zarówno w stosunku co do zawodników, kierowców, pomocników i osób trzecich.

3. Każdy Uczestnik, Wystawca, Podwykonawca Organizatora oraz Widz JAPFEST 2025 będzie odpowiedzialny za swoje czyny.

4. Każdy Uczestnik, Wystawca, Podwykonawca Organizatora, przedstawiciel mediów oraz Widz zrzeka się wszelkich praw do odszkodowań mogących wyniknąć w związku z wypadkami, które mogą się przytrafić podczas prób sportowych, treningów i zawodów lub podczas przejazdu auta z miejsca parkowania na trasę zawodów i z powrotem. Zrzeczenie stosuje się do Organizatora oraz wszystkich osób reprezentujących go oraz zatrudnionych przez Organizatora do pomocy przy organizacji zawodów oraz festiwalu JAPFEST 2025.

5. Każdy z Uczestników, Wystawców czy Widzów ponosi we własnym zakresie odpowiedzialność finansową za jakiekolwiek uszkodzenie infrastruktury, w szczególności – nawierzchni asfaltowej, która została udostępniona przez Organizatora w celu zrealizowania festiwalu JAPFEST 2025. W sytuacji uszkodzenia jakiegokolwiek elementu infrastruktury osoba jest zobowiązana do niezwłocznego zgłoszenia się do biura JAPFEST 2025 celem uiszczenia opłaty w formie gotówkowej za uszkodzone mienie. Przykładowe koszty uszkodzenia:

– barierka aluminiowa – 350zł/szt.

– płot ażurowy – 300zł/szt.

– wąż strażacki/ogrodowy – 150zł/szt.

– uszkodzenie nawierzchni poprzez palenie gumy / buksowanie kołami – do 5000zł.

6. Przy wszelkich uszkodzeniach, których kosztów nie będzie można ustalić niezwłocznie po ich zaistnieniu, będzie dokonywana dokumentacja fotograficzna. Ponad to podczas Festiwalu osoba, która dokonała uszkodzenia mienia, pisemnie złoży deklarację o uregulowaniu kosztów uszkodzeń, natomiast Organizator deklaruje się przedstawić wycenę kosztów naprawy i/lub zakupu nowych elementów w możliwie najkrótszym czasie. Jeżeli będzie możliwe dokonanie wyceny poniesionych strat i uszkodzeń już podczas trwania Festiwalu, to Organizator bądź osoba wydelegowana przez Organizatora przedstawi kosztorys, a następnie osoba odpowiedzialna za uszkodzenie mienia, uiści w formie gotówkowej kwotę wskazanych kosztów napraw i/lub zakupu. W przeciwnym wypadku Organizator wezwie do uregulowania należności w formie elektronicznie i/lub listownej, a wpłatę za uszkodzone mienie należy wówczas uiścić na wskazane przez Organizatora konto.

7. Wchodząc na teren Festiwalu każda osoba odwiedzająca Festiwal jest świadoma, że poprzez fakt uczestnictwa w Festiwalu wyraża zgodę na utrwalenie i eksploatację jej wizerunku i podobizn oraz umieszczenie ich wmateriałach informacyjnych i promocyjnych (w tym wydawnictwach poligraficznych oraz w Internecie).

§7 SIŁA WYŻSZA

1. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za skutki działania siły wyższej, przy czym przez siłę wyższą należy rozumieć jakiekolwiek zdarzenie poza kontrolą Organizatora, w tym m.in. wojnę, rozruchy, zamieszki, akty terroryzmu, pożar, atak cybernetyczny, strajk, lock-down, warunki i zjawiska atmosferyczne o nadzwyczajnym charakterze, wymogi wynikające z obronności kraju, akty i regulacje organów administracji państwowej lub samorządowej, a także decyzje i zarządzenia wydawane przez odpowiednie instytucje i organy (zwana dalej: „Siła Wyższa”).

2. Organizator nie będzie ponosić odpowiedzialności wobec Uczestników, Widzów oraz Wystawców i Mediów za niewykonanie jakichkolwiek obowiązków wynikających z niniejszego Regulaminu w zakresie, w jakim będzie to spowodowane wystąpieniem Siły Wyższej.

§8 UPRAWNIENIA SŁUŻB PORZĄDKOWYCH I INFORMACYJNYCH ORGANIZATORA

1. Służby porządkowe i informacyjne Organizatora są uprawnione zgodnie z przepisami Ustawy m.in. do:

* sprawdzania i stwierdzania uprawnień osób do przebywania na Imprezie, a w przypadku stwierdzenia ich braku – wezwania do opuszczenia Imprezy;

* legitymowania osób w celu ustalenia ich tożsamości;

* przeszukania zawartości bagaży i odzieży osób, w przypadku podejrzenia, że osoby te wnoszą lub posiadają przedmioty, o których mowa w § 3 ust. 9 Regulaminu;

* wydawania poleceń porządkowych osobom zakłócającym porządek publiczny lub zachowującym się niezgodnie z Regulaminem, a w przypadku niewykonania tych poleceń – wezwania ich do opuszczenia terenu Imprezy;

* ujęcia, w celu niezwłocznego przekazania Policji, osób stwarzających bezpośrednie zagrożenie dla życia lub mienia oraz dóbr powierzonych ochronie oraz osób dopuszczających się czynów zabronionych;

* w określonych w Ustawie przypadkach – stosowania środków przymusu bezpośredniego, na zasadach wskazanych w Ustawie i wskazanych w niej przepisów innych ustaw.

* sprawdzenia zawartości alkoholu w wydychanym powietrzu wobec Uczestników i Zawodników prowadzących pojazdy mechaniczne na terenie ODTJ Tomaszowo.

2. Służby porządkowe i informacyjne Organizatora są obowiązane usunąć z Terenu Imprezy Masowej osoby, które swoim zachowaniem zakłócają porządek publiczny lub zachowują się niezgodnie z Regulaminem.

3. Osobom usuniętym z Terenu Imprezy Masowej zgodnie z Regulaminem lub Ustawą z uwagi na ich naruszenie, nie przysługuje prawo wstępu lub ponownego wstępu na Imprezę.

§9 PRZEPISY KOŃCOWE

1. Organizator nie odpowiada za rzeczy pozostawione bez nadzoru lub zagubione, które zostaną zniszczone lub przejęte przez osoby trzecie. Organizator i kierownictwo zawodów nie przyjmują na siebie odpowiedzialności za szkody i straty spowodowane przez Uczestników, Widzów, Zawodników w stosunku do osób trzecich i ich mienia podczas trwania Festiwalu i odbywających się na nim zawodów. Organizator ma prawo żądania naprawienia szkody od osoby, która jej wyrządziła.

2. Organizator zastrzega sobie prawo do zmian niniejszego Regulaminu.

3. Po przekroczeniu bramy Festiwalu każdy Uczestnik, Wystawca, Media oraz Widz są zobowiązani do podporządkowania się przepisom właściwych regulaminów Festiwalu oraz poleceniom i instrukcjom wydawanym przez Organizatora, służby porządkowe, ochronę oraz osoby upoważnione przez Organizatora.

4. Organizator zastrzega sobie prawo do usuwania z Terenu Imprezy Masowej osób stwarzających zagrożenie dla bezpieczeństwa innych uczestników Imprezy.

5. Zawodnicy i Uczestnicy oraz inne osoby, które biorą udział w próbach sportowych są świadome, że robią to na własną odpowiedzialność z pełną świadomością istnienia ryzyka utraty zdrowia lub życia i zapoznały się z treścią regulaminu uzupełniającego JAPFEST 2025 ODTJ Tomaszowo udostępnianego przez Organizatora na Festiwalu oraz na stronie www.japfest.pl.
6. Organizator, władze i kierownictwo JAPFEST 2025 nie odpowiadają za szkody i starty spowodowane przez Zawodników wobec osób trzecich, jak również nie biorą na siebie odpowiedzialności za konsekwencje wypadków dla samych Zawodników lub ich mienia.

7. W kwestiach nie opisanych w Regulaminie Widzów, Wystawców oraz Uczestników obowiązują przepisy prawa określone w Ustawie.

8. Organizator JAPFEST 2025 zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Regulaminie nie później, niż na 3 dni przed Festiwalem. 
9. Aktualną treść Regulaminu Organizator zawsze udostępnia przed wejściem na teren Festiwalu w miejscu ogólnodostępnym i umożliwiającym zapoznanie się z Regulaminem, a także na stronie: www.japfest.pl