§1 PRZEPISY OGÓLNE, DEFINICJE

1. Regulamin Festiwalu Japońskiej Motoryzacji JAPFEST 2025 (zwany dalej: “Regulaminem”) określa zasady uczestnictwa oraz przebywania na imprezie Festiwal Japońskiej Motoryzacji JAPFEST 2025 (zwany dalej: “JAPFEST 2025”, “Impreza” lub “Festiwal”) na terenie obiektu Tor Poznań, ul. Wyścigowa 3, Przeźmierowo k. Poznania (zwany dalej: “Obiektem”) w dniach 18-20 lipca 2025.

2. Niniejszy regulamin wypełnia obowiązek określony w art. 6 ust. 3 ustawy z dnia 20 marca 2009 roku o bezpieczeństwie imprez masowych (t.j.: Dz. U. z 2015 roku,poz. 2139, ze zm.; dalej: „Ustawa”).

3. Poprzez fakt uczestnictwa w festiwalu motoryzacyjnym JAPFEST 2025 każda osoba, która wchodzi na teren Obiektu w dniach 18-20 lipca 2025 akceptuje treść niniejszego Regulaminu i jego wszystkie postanowienia.

4. Przez teren organizacji Imprezy masowej rozumie się całość powierzchni oraz infrastruktury, jaka jest udostępniana osobom uczestniczącym w Imprezie, wydzielonej w sposób widoczny, szczególnie poprzez odpowiednie ogrodzenie  (dalej: „Teren Imprezy”).

5. Pozostałe definicje:

• Bilet jednodniowy – upoważnia do wielokrotnego, pieszego wstępu w wybranym dniu na teren Festiwalu w godzinach otwarcia bram dla widzów, wymienny na opaskę “widz” w odpowiednim wzorze.

• Bilet 3-dniowy – upoważnia do wielokrotnego, pieszego wstępu na teren Festiwalu w godzinach otwarcia bram dla widzów, wymienny na opaskę “widz” w odpowiednim wzorze.

• Bilet VIP – upoważnia do wielokrotnego, pieszego wstępu na teren Festiwalu w godzinach otwarcia bram dla widzów oraz w godzinach nocnych, realizacja biletu odbywa się w godzinach otwarcia bram dla widzów, wymienny na opaskę  oznaczoną logo “japfest”.

• Widz – to osoba wchodząca na teren Festiwalu pieszo, posiadająca bilet dla widza (tj. bilet jednodniowy, bilet 3-dniowy lub bilet VIP).

• Uczestnik – to właściciel samochodu zakwalifikowanego w procesie selekcji na Festiwal, lub jedna z jego osób towarzyszących, wjeżdżająca na teren Festiwalu zakwalifikowanym samochodem, posiadający opaskę oznaczoną logo “japfest”.

• Zawodnik – uczestnik biorący udział swoim samochodem w próbach sportowych przeprowadzanych przez Organizatora w czasie trwania Imprezy.

• Wystawca – to właściciele firm oraz ich pracownicy prezentujący swoje produkty i usługi na Festiwalu za zgodą organizatora, posiadający opaskę “japfest”.

• Media – to osoba, która wysyłając zgłoszenie, uzyskała akredytację mediową wydawaną przez Organizatora, posiadająca opaskę oznaczoną jako “media”.

§2 ORGANIZATORZY

1. Organizatorem festiwalu JAPFEST 2025 jest firma: EBISU STUDIO Michał Jakubek z siedzibą we Wrocławiu, NIP 898 204 86 55 zwana dalej: “Organizatorem”.

2. Organizator jest odpowiedzialny za przeprowadzenie festiwalu JAPFEST 2025 zgodnie z niniejszym Regulaminem oraz obowiązującymi przepisami i ustawą dot. organizacji imprez masowych.

3. Osoby upoważnione przez Organizatora do jego reprezentowania podczas imprezy JAPFEST 2025:

• Mirosław Sroka (Kierownik ds. Bezpieczeństwa);

• Michał Jakubek (organizator);

• Marta Jakubek (koordynator)

• Oraz podległy im zespół: Igor Pawłowicz, Paweł Bednarz, Anna Sobczak-Bednarz, Marta Kozioł, Monika Bednarzewska, Rafał Bednarzewski, Krystyna Płonka, Janusz Płonka,, Robert Koźlicki, Karolina Janiec, Wojciech Ociepa, Damian Szlachta.

§3 GODZINY OTWARCIA, ZASADY WSTĘPU

1. Organizator informuje Widzów o następujących godzinach otwarcia bram dla Widzów na teren Obiektu Tor Poznań:

• piątek, 18 lipca 2025 – 12:00-20:00; 

• sobota, 19 lipca  2025 – 10:00-20:00;

• niedziela, 20 lipca 2025 – 10:00-17:00.

2. Godziny trwania imprezy masowej na Terenie Imprezy:

• piątek, 18 lipca 2025 – 12:00 – 02:00;

• sobota, 19 lipca 2025 – 10:00 – 02:00;

• niedziela, 20 lipca 2025 – 10:00 – 16:00.

3. Do przebywania na terenie Obiektu Toru Poznań w dniach trwania Imprezy upoważnia bilet wymienny na odpowiednią opaskę, którą obsługa Imprezy zakłada na rękę interesanta w momencie realizacji biletów wstępu. 

4. Opaska musi być trwale umieszczona na ręce na czas trwania imprezy. Uszkodzenie lub zerwanie opaski powoduje utratę jej ważności oraz rezygnację z uczestnictwa w JAPFEST 2025.

5. Z opaski może korzystać tylko jedna osoba, zakazane jest odstępowanie opaski innej osobie.

6. Realizacja biletów wstępu odbywa się w godzinach otwarcia bram dla widzów, o których mowa w §3 pkt 1.

7. Wzory opasek uprawniających do przebywania na obiekcie na określonych zasadach dostępne są w biurze Organizatora.

8. Na Obiekcie Tor Poznań poza godzinami otwarcia bram dla widzów, tj. po g. 20.00 wieczorem i przed 10.00 rano mogą przebywać jedynie osoby posiadające odpowiednią opaskę oznaczoną logo “japfest” potwierdzającą uczestnictwo jako Uczestnik Imprezy, Wystawca, Media lub posiadacze biletu VIP. 

9. Poza godzinami otwarcia bram dla Widzów (§3 pkt 1) na obiekcie nie mogą przebywać osoby, które zakupiły bilety 3-dniowy oraz bilet jednodniowy. Po godzinie 20.00 w/w osoby zobowiązane są do opuszczenia Obiektu. W razie braku posłuszeństwa wobec poleceń pracowników ochrony mogą zostać zastosowane środki przymusu bezpośredniego do momentu przyjazdu policji.

10. Na teren imprezy JAPFEST 2025 nie można wnosić:

• przedmiotów, które mogą unosić się w powietrzu samodzielnie lub na skutek działań człowieka (np. balony, w tym nienapełnione powietrzem lub innym gazem lżejszym od powietrza, latawce, zdalnie sterowane urządzenia tj. np. drony, helikoptery, samoloty);

• szklanych opakowań powyżej 10ml (w szczególności perfum);

• napojów i cieczy w opakowaniu powyżej 50ml, wyjątek stanowi karma dla niemowląt oraz butelka wody do 1.5L fabrycznie zamknięta;

• alkoholu, narkotyków, środków odurzających, substancji psychotropowych bez wyraźnych zaleceń lekarza;

• broni palnej, amunicji, ostrych przedmiotów, noży, broni białej, przedmiotów które mogą być użyte jako broń do zadawania ran kłutych, ciętych lub pchnięć;

• materiałów pirotechnicznych, wybuchowych;

• materiałów promocyjnych, reklamowych, “samplingu” bez wyraźnej wcześniejszej zgody organizatora.

11. Na teren imprezy JAPFEST 2025 można wnieść:
    – butelkę wody do 1.5L fabrycznie zamkniętą.

12. Zwierzęta na Festiwal można wprowadzić tylko i wyłącznie z założonym i zapiętym kagańcem oraz na smyczy i przez cały czas przebywania na terenie Imprezy muszą w wyżej opisany sposób przebywać.

§4 PRZEBIEG IMPREZY, ZASADY UCZESTNICTWA

1. Organizator zastrzega sobie prawo do zmian w przebiegu Imprezy z powodów od Organizatora niezależnych.

2. Każda osoba przebywająca na terenie festiwalu JAPFEST 2025 zobowiązana jest do zapoznania się z Regulaminem oraz jego bezwzględnego przestrzegania.

3. Każda osoba przebywająca na Obiekcie w czasie trwania  JAPFEST 2025 zobowiązana jest do wykonywania poleceń Organizatora bądź reprezentujących go pracowników ochrony, funkcjonariuszy służb medycznych, straży pożarnej czy policji.

4. Każda osoba przebywająca na Obiekcie w trakcie trwania JAPFEST 2025 zobowiązana jest do zachowania czystości oraz nie zaśmiecania obiektu w trakcie trwania JAPFEST 2025.

5. Nie wskazane jest wprowadzanie na teren festiwalu JAPFEST 2025 jakichkolwiek zwierząt. Jest to podyktowane troską o ich zdrowie i bezpieczeństwo. Każda osoba, która chce wprowadzić zwierzę na teren Obiektu zobowiązana jest zgłosić ten fakt Organizatorom, a zwierzę powinno być odpowiednio zabezpieczone – zawsze przypięte na smyczy, posiadać założony kaganiec i przebywać pod opieką osoby dorosłej. Organizator nie odpowiada za żadne szkody wyrządzone zwierzęciu oraz przez zwierzę podczas JAPFEST 2025.

6. Na terenie całego Obiektu, podczas trwania JAPFEST 2025 obowiązuje ograniczenie prędkości do 10 km/h (ograniczenie nie dotyczy terenu toru wyścigowego). Nakazuje się zachowanie szczególnej ostrożności oraz poza miejscami do tego wyznaczonymi obowiązuje bezwzględny zakaz niebezpiecznych manewrów, takich jak: „palenie gumy”, “strzelanie z procedury” itp..

7. Na terenie JAPFEST 2025 obowiązuje całkowity zakaz buksowania kołami ( tj. „palenia gumy”). Każdorazowe naruszenie tego punktu tj. §4 pkt. 7 skutkuje nałożeniem kary pieniężnej w wysokości 5000 zł.

8. Jakakolwiek próba uruchomienia pojazdu mechanicznego oraz przemieszczanie się pojazdem mechanicznym przez osobę będącą pod wpływem alkoholu skutkować będzie natychmiastowym odebraniem kluczyków do pojazdu przez ochronę do czasu wytrzeźwienia, lub w przypadku odmowy wręczenia kluczyków – wezwaniem Policji.

9. Organizator zastrzega sobie prawo do wykluczenia z Imprezy Uczestnika i lub Widza, co do którego istnieje realne uzasadnienie, że naruszył zasady niniejszego Regulaminu, a ustalenie ww. naruszenia nie jest możliwe w trybie natychmiastowym.

10. Za wszelkie straty, uszkodzenia, stłuczki, kolizje i inne zdarzenia, w tym zdarzenia drogowe podczas Imprezy Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności. Są one rozwiązywane na drodze cywilnej między stronami zaistniałego zdarzenia.

11. Widzowie są zobowiązani do poruszania się pieszo po terenie JAPFEST 2025, wyłącznie po szlakach komunikacyjnych i w miejscach przeznaczonych dla publiczności, z zachowaniem należytej ostrożności i przestrzeganiem zasad bezpieczeństwa w związku z prowadzonymi próbami sportowymi oraz przebywającymi na terenie Imprezy samochodami Uczestników. Powyższe dotyczy również poruszających się pieszo po terenie Festiwalu Uczestników, Wystawców i Mediów.

12. Zawodnicy poruszający się pojazdami poza wyznaczonym torem, na którym odbywają się zawody, są zobowiązani do zachowania ograniczenia prędkości do 10km/h oraz do zachowania szczególnej ostrożności i bezwzględnego ustępowania pierwszeństwa pieszym.

13. Wszelkie próby wnoszenia oraz spożywania własnego alkoholu, narkotyków i wszelkich środków odurzających będą zgłaszane ochronie, a następnie policji.

14. Na festiwalu JAPFEST 2025 obowiązuje całkowity zakaz wnoszenia wszelkich napojów w szklanych opakowaniach, alkoholu oraz narkotyków i innych środków odurzających.

15. Na festiwalu JAPFEST 2025 zakazana jest jakakolwiek działalność reklamowa (m.in. roznoszenie materiałów promocyjnych, ulotek reklamowych, “samplingu”, wieszanie banerów, flag i innej reklamy wizualnej) bez wyraźnej wcześniejszej zgody Organizatora.

16. Wszelkie próby prowadzenia działalności reklamowej (§4 pkt 15) bez wcześniejszego zezwolenia organizatora podlegają karze porządkowej zgodnie z §5 tego regulaminu.

17. Harmonogram wydarzenia zostanie udostępniony na stronie https://japfest.pl/. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany harmonogramu nie później niż do dnia 16.07.2025.

18. W harmonogramie imprezy JAPFEST 2025 przewidziany będzie czas na Drift Taxi, czyli jazdy z Zawodnikami po trasie przeznaczonej do driftu – jazdy objęte są osobnym regulaminem uzupełniającym dostępnym w dniu Imprezy w biurze Organizatora.

19. Organizator informuje, że Uczestnik Imprezy lub inna osoba przebywająca na Terenie Imprezy będzie przebywać ciągle w strefie głośnych dźwięków, mogących spowodować uszkodzenie słuchu. Podczas Imprezy mogą być używane światła stroboskopowe. 

20. Organizator zobowiązuje każdą osobę przebywającą na Terenie Imprezy do samodzielnego zapewnienia ochrony wzroku i słuchu.

§5 KARY PORZĄDKOWE

1. W przypadku naruszenia zasad niniejszego Regulaminu Organizator ma prawo nałożyć na osoby przebywające na terenie Festiwalu następujące kary regulaminowe (nie dotyczy §4 pkt. 7):

1. Upomnienie.

2. Kara pieniężna w wysokości ustalonej indywidualnie przez Organizatora, nie wyższa niż 5000 zł.

3. Wykluczenie z Imprezy – nakaz opuszczenia Obiektu.

§6 ZEZWOLENIA, ODPOWIEDZIALNOŚĆ, 

UBEZPIECZENIA, PRAWO DO WIZERUNKU

1. Każda z osób przebywających na terenie JAPFEST 2025 w związku z poruszającymi się na jego terenie samochodami oraz przeprowadzanymi na Obiekcie próbami sportowymi, bierze w nich udział na własne ryzyko i własną odpowiedzialność i zobowiązuje się przestrzegać zasad bezpieczeństwa oraz zachować wszelkie środki ostrożności. 

2. Organizator nie będzie ponosił żadnej odpowiedzialności za uszczerbek bądź utratę zdrowia lub życia będącą wynikiem działań osób przebywających na terenie festiwalu JAPFEST 2025, zarówno w stosunku co do Zawodników, kierowców, pomocników i innych osób przebywających na terenie Festiwalu. Każdy Uczestnik, Wystawca, przedstawiciel Mediów, podwykonawca Organizatora oraz Widz JAPFEST 2025 będzie wyłącznie odpowiedzialny za swoje czyny.

3. Organizator nie będzie ponosił żadnej odpowiedzialności za uszczerbek bądź utratę zdrowia Uczestnika Imprezy oraz każdej innej osoby przebywającej na Terenie Imprezy lub w jego otoczeniu, spowodowany pozostawaniem w strefie oddziaływania dźwięku lub światła, używanych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.  

4. Każdy Uczestnik, Wystawca, podwykonawca Organizatora, przedstawiciel Mediów oraz Widz zrzeka się wszelkich praw do odszkodowań mogących wyniknąć w związku z wypadkami, które mogą się przytrafić podczas prób sportowych, treningu i zawodów lub podczas przejazdu z miejsca parkowania na trasę i z powrotem po Obiekcie. Zrzeczenie stosuje się do Organizatora oraz wszystkich osób reprezentujących go oraz zatrudnionych przez Organizatora do pomocy przy organizacji zawodów oraz festiwalu JAPFEST 2025.

5. Każda z osób przebywających na terenie Festiwalu ponosi we własnym zakresie odpowiedzialność, w tym   odpowiedzialność finansową  za jakiekolwiek uszkodzenie lub trwałe zabrudzenie infrastruktury, w tym także nawierzchni asfaltowej, która została udostępniona przez Organizatora w celu zrealizowania festiwalu JAPFEST 2025. W sytuacji uszkodzenia jakiegokolwiek elementu infrastruktury osoba jest zobowiązana do niezwłocznego zgłoszenia się do biura JAPFEST 2025 celem uiszczenia opłaty w formie gotówkowej za uszkodzone mienie. Przykładowe koszty uszkodzenia: 

• barierka aluminiowa – 500zł/szt.

• płot ażurowy – 300zł/szt.

• uszkodzenie nawierzchni poprzez palenie gumy / buksowanie kołami – do 5000zł             

6. Przy wszelkich uszkodzeniach, których kosztów nie będzie można ustalić niezwłocznie po ich zaistnieniu, będzie dokonywana dokumentacja fotograficzna. Podczas festiwalu JAPFEST 2025 osoba, która dokonała uszkodzenia mienia, pisemnie złoży deklarację zobowiązującą do uregulowaniu kosztów uszkodzeń, natomiast Organizator deklaruje się przedstawić wycenę kosztów naprawy i/lub zakupu nowych elementów w możliwie najkrótszym czasie. Jeżeli będzie możliwe dokonanie wyceny poniesionych strat i uszkodzeń już podczas trwania Festiwalu, organizator bądź osoba wydelegowana przez organizatora przedstawi kosztorys, a następnie osoba odpowiedzialna za uszkodzenie mienia, uiści w formie gotówkowej kwotę wskazanych kosztów napraw i/lub zakupu nowych elementów . W przeciwnym wypadku Organizator wezwie do uregulowania należności w formie elektronicznej i/lub listownej, a wpłatę za uszkodzone mienie należy wówczas uiścić na wskazane przez organizatora konto.

7. Wchodząc na teren festiwalu motoryzacyjnego JAPFEST 2025 każda osoba odwiedzająca Festiwal jest świadoma, że poprzez fakt uczestnictwa w Festiwalu wyraża zgodę na utrwalenie i eksploatację swojego wizerunku i podobizn oraz umieszczenie ich we wszystkich materiałach informacyjnych i promocyjnych (w tym wydawnictwach poligraficznych i Internecie).

§7 SIŁA WYŻSZA

1. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za skutki działania siły wyższej, przy czym przez siłę wyższą należy rozumieć jakiekolwiek zdarzenie poza kontrolą Organizatora, w tym m.in. wojnę, rozruchy, zamieszki, akty terroryzmu, pożar, atak cybernetyczny, strajk, lock-down, warunki i zjawiska atmosferyczne o nadzwyczajnym charakterze, wymogi wynikające z obronności kraju, akty, rozporządzenia i regulacje organów administracji państwowej lub samorządowej, a także decyzje i zarządzenia wydawane przez odpowiednie instytucje i organy (zwana dalej: „Siła Wyższa”).

2. Organizator nie będzie ponosić odpowiedzialności wobec osób biorących udział w festiwalu JAPFEST 2025 za niewykonanie jakichkolwiek obowiązków wynikających z niniejszego Regulaminu w zakresie, w jakim będzie to spowodowane wystąpieniem Siły Wyższej. 

§8 UPRAWNIENIA SŁUŻB PORZĄDKOWYCH I INFORMACYJNYCH ORGANIZATORA

1. Służby porządkowe i informacyjne Organizatora są uprawnione zgodnie z przepisami Ustawy m.in. do:

• sprawdzania i stwierdzania uprawnień osób do przebywania na Imprezie, a w przypadku stwierdzenia ich braku – wezwania do opuszczenia Imprezy; 

• legitymowania osób w celu ustalenia ich tożsamości; 

• przeglądania zawartości bagaży i odzieży osób, w przypadku podejrzenia, że osoby te wnoszą lub posiadają przedmioty, o których mowa w § 3 ust. 6 Regulaminu; 

• wydawania poleceń porządkowych osobom zakłócającym porządek publiczny lub zachowującym się niezgodnie z Regulaminem, a w przypadku niewykonania tych poleceń – wezwania ich do opuszczenia terenu Imprezy; 

• ujęcia, w celu niezwłocznego przekazania Policji, osób stwarzających bezpośrednie zagrożenie dla życia lub mienia dóbr powierzonych ochronie oraz osób dopuszczających się czynów zabronionych;

• w określonych w Ustawie przypadkach, stosowania środków przymusu bezpośredniego, na zasadach wskazanych w Ustawie i wskazanych w niej przepisów innych ustaw

• sprawdzenia zawartości alkoholu w wydychanym powietrzu wobec Uczestników i Zawodników prowadzących pojazdy mechaniczne na terenie Festiwalu. 

2. Służby porządkowe i informacyjne Organizatora są obowiązane usunąć z terenu Imprezy osoby, które swoim zachowaniem zakłócają porządek publiczny lub zachowują się niezgodnie z Regulaminem.

3. Osobom usuniętym z terenu Imprezy zgodnie z Regulaminem lub Ustawą z uwagi na ich naruszenie, nie przysługuje prawo wstępu lub ponownego wstępu na Imprezę.

§9 PRZEPISY KOŃCOWE

1. Organizator nie odpowiada za rzeczy pozostawione bez nadzoru lub zagubione, które zostaną zniszczone lub przejęte przez osoby trzecie. Organizator i kierownictwo zawodów nie przyjmują na siebie odpowiedzialności za szkody i straty spowodowane przez Uczestników (Widzów, Zawodników) w stosunku do osób trzecich i ich mienia podczas trwania zawodów oraz Festiwalu. Organizator ma prawo żądania naprawienia szkody od osoby, która jej dokonała.

2. Organizator zastrzega sobie prawo do zmian niniejszego Regulaminu.

3. Po przekroczeniu bramy wjazdowej Uczestnik, Wystawca, przedstawiciel Mediów oraz Widz jest zobowiązany do podporządkowania się przepisom właściwych regulaminów, poleceniom i instrukcjom wydawanym przez Organizatora, służby porządkowe, ochronę oraz osoby upoważnione przez Organizatora.

4. Organizator zastrzega sobie prawo do usuwania z terenu Imprezy osób stwarzających zagrożenie dla  bezpieczeństwa innych osób uczestniczących w Imprezie.

5. Zawodnicy, Uczestnicy i inne osoby biorące udział w próbach sportowych robią to na własną odpowiedzialność z pełną świadomością istnienia ryzyka utraty zdrowia lub życia i zapoznały się z treścią regulaminu uzupełniającego JAPFEST 2025 udostępnianego przez Organizatora na Festiwalu oraz na stronie www.japfest.pl. 

6. Organizator JAPFEST 2025 nie odpowiada za straty spowodowane przez zawodników wobec osób trzecich, jak również nie biorą na siebie odpowiedzialności za konsekwencje wypadków dla samych Zawodników lub ich mienia.

7. W kwestiach nie opisanych w powyższym Regulaminie wszystkie osoby biorące udział w Festiwalu, obowiązują przepisy prawa wynikające z aktualnej Ustawy.

8. Organizator JAPFEST 2025 zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Regulaminie nie później, niż na 3 dni przed imprezą.

9. Regulamin będzie udostępniony od  dnia 15 lipca 2025 na stronie www.japfest.pl/regulamin, przy wejściach na Obiekt oraz na Teren Imprezy masowej, a także w biurze Organizatora. 

10. Regulamin wchodzi w życie z dniem opublikowania, tj. 09.06.2025 roku.